EI : des formalités simplifiées mais ratées

Ça fait exactement 6 mois que j'ai monté mon entreprise individuelle (EI). A l'époque, j'ai opté pour la solution de l'EI pour sa supposée simplicité : se mettre à son compte comme professionnel libéral, ça ne demande que peu de formalités administratives.

Depuis, j'ai un peu déchanté.

Sur le papier, c'est très simple :

1. J'adresse le dossier de création de l'EI à mon centre de formalités des entreprises (CFE), en l'occurrence l'URSSAF pour moi
2. Le CFE transmet mon dossier à tous les organismes concernés pour que le dossier soit également créé automatiquement chez eux : caisse de retraite, régime social des indépendants (RSI), URSSAF etc...
3. Les différents organismes me contactent pour m'informer de la prise en compte de mon dossier
4. Le cas échéant, l'URSSAF informe les différents organismes que je bénéficie de l'ACCRE (exonération de certaines cotisations la 1ère année) et les exonérations sont automatiques : de pas de démarche spécifique de ma part
   

Mais en pratique, rien ne s'est passé correctement :

• Mon dossier n'a pas été transmis par l'URSSAF au RSI : j'ai dû contacter le RSI et l'URSSAF 50 fois pour finalement être affiliée au RSI avec 4 mois de retard
• Le RSI a mal enregistré ma date de naissance (fausse d'un jour) si bien que ma carte vitale ne peut être mise à jour pour la bascule du régime général vers le RSI. Cela fait des mois que ma carte vitale (valable pour mes enfants et moi) est inactive. Du même coup, le formulaire adressé par le RSI pour ma demande de carte vitale 2 comporte également une date de naissance fausse et ne peut être utilisé...
• L'URSSAF n'a pas informé les caisses de retraite et le RSI que je bénéficiais de l'ACCRE : aucun des organismes n'a pris en compte les exonérations et je reçois des appels de cotisations totalement faux. C'est moi qui dois au final transmettre les justificatifs pour bénéficier de l'exonération à coups de fax et de courriers recommandés...
• L'URSSAF lui-même, qui m'a accordé l'ACCRE, a "oublié" de m'exonérer des cotisations d'allocations familiales au titre de l'ACCRE !!!
  

Bref, depuis 6 mois, je passe des heures à démêler ces problèmes administratifs qui non seulement prennent du temps mais surtout demandent une vigilance accrue pour détecter les erreurs commises par les différents services administratifs.

Je suis totalement affligée par le résultat de cette procédure soit-disant simplifiée, destinée à faciliter la vie des entrepreneurs individuels.
Décidément, pour entreprendre en France, il faut avoir le moral... et être prêt à passer du temps en formalités administratives... et être sacrément organisé !

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Let me be the bad guy

Quand on bosse seul, on est bien obligé de tout faire soi-même.
C'est l'effet homme-orchestre (ou plutôt femme-orchestre en ce qui me concerne).

Le côté sympa, c'est qu'on maîtrise toute la chaîne et qu'on peut tout faire avancer soi-même. Le côté moins valorisant, c'est qu'on doit aller soi-même à la Poste ou acheter des ramettes de papier...

Moi ça ne me dérange pas vraiment. Mon métier a toujours été de gérer plusieurs projets en parallèle, de passer d'un sujet à un autre rapidement, de mettre les mains dans le cambouis et la minute suivante de faire du reporting haut niveau.

Les difficultés principales que j'identifie dans cette situation multi-casquette sont les suivantes :

1. Difficulté à gérer les priorités : consacrer trop de temps à des sujets secondaires alors que le commercial est en souffrance par exemple et que ce qu'il faudrait, c'est vendre
   
2. Risque de distraction : ne pas arriver à consacrer suffisamment de temps à chaque tâche et switcher en permanence, au risque de ne rien faire correctement et jusqu'au bout
3. Risque d'amalgame entre différentes casquettes : ne pas arriver à dissocier les moments où l'on joue le rôle du gentil de ceux où l'on joue le rôle du méchant

Les deux premiers points sont gérables : ils demandent de l'organisation mais moyennant rigueur et discipline personnelles, on s'en sort.

Le dernier point est plus délicat car il met en jeu les relations avec le client.
Souvent, dans une boîte, ce ne sont pas les mêmes personnes qui assument le rôle du gentil et celui du méchant vis à vis du client, et c'est préférable.
Dans le terme gentil, je regroupe toutes les situations où l'on se pose comme le sauveur, celui (ou celle) qui est là pour aider le client, régler ses problèmes. Bref, le quotidien du chef de projets dont les projets se passent bien. Par méchant, j'entends le rôle que l'on tient quand ça se passe moins bien : refuser de baisser un prix, réclamer le paiement d'une facture, annoncer un retard sur un projet..

Dans l'un de mes jobs passés, quand ça chauffait sur l'un des projets que je dirigeais, mon PDG disait souvent : Let me be the bad guy. Et c'était lui qui montait au créneau pour faire avaler un truc un peu difficile au client ou annoncer une mauvaise nouvelle. Ainsi, je pouvais garder l'image de la gentille directrice de projets et c'était lui qui catalysait les énergies négatives. Cette expression m'a marquée.

Mais dans les petites boîtes, et a fortiori quand on n'a pas d'associé, on peut se retrouver le même jour à négocier dur un contrat ou un avenant, faire une super réunion de travail et essayer de se faire payer... tout ça pour le même client. Bref, jouer à la fois le good guy et le bad guy.

Et ça, mine de rien, ça demande de l'aplomb et beaucoup de détachement... J'en ai fait l'expérience récemment.

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Un temps pour tout

Ce que je trouve particulièrement difficile dans mon nouveau métier (outre le calcul des cotisations sociales qui est un vrai casse-tête...), c'est d'arriver à séparer le boulot du reste.

J'ai souvent entendu qu'il est primordial pour un travailleur indépendant travaillant à son domicile d'arriver à cloisonner son job et sa vie personnelle.
Je ne sais pas si c'est primordial, mais je peux peux vous dire que ce n'est vraiment pas évident !

Pourquoi serait-ce si important ? Voilà à mon avis les 3 écueils principaux si on mélange tout (boulot et vie privée) :

1. On risque de trop travailler : ordinateur et téléphone portable en permanence à portée de main, on peut finir par travailler 24 heures sur 24 sans aucune pause ou distraction
   
2. On risque de mal travailler : toujours distrait par les tâches ménagères en tâches de fond, le vacarme des enfants en bruit de fond, on risque de travailler en pointillés sans être jamais totalement concentré
3. On risque de frustrer ses proches (mari et enfants) en n'étant jamais disponible à 100% pour s'occuper d'eux
   

Alors oui, j'admets qu'il est sain de réserver des temps de travail pur, et des temps de détente et de vie personnelle.
Mais franchement j'ai du mal à m'y tenir.

Voilà par exemple quelques-unes des mauvaises habitudes qu'il faut que je perde à l'avenir :

• Occuper mes pauses au chargement du lave-vaisselle ou de la machine à laver... car en fait, je ne fais jamais de vraie break pendant la journée (pas de collègue à rencontrer au coin de la machine à café)
  
• Manger une soupe devant mon ordinateur (ou pire, en téléphonant !) car je ne mange pas vraiment et j'en mets partout sur mon bureau
  
• Répondre à un appel professionnel quand mes enfants sont à proximité car ils choisissent toujours ce moment pour se battre ou subitement mourir de faim
• Checker mes mails pro toutes les 5 minutes y compris le week-end et le soir pour constater que non, mon client n'a toujours pas répondu... bizarre, un samedi soir à 23h00 !

C'est l'effet pervers de la flexibilité... Certes je m'organise comme je veux, mais j'ai un peu tendance à entremêler le boulot et le reste de ma vie.

C'est grave docteur ? Pour l'instant je n'en ai pas l'impression car je trouve que ça s'équilibre assez bien mais il faudra voir sur le long terme comment ce type d'organisation résiste aux charrettes de boulot, aux crises des enfants qui me reprocheront de toujours travailler, aux clients qui m'entendront hurler sur mon fils en train de frapper sa sœur etc...
Je vous raconterai !

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Quelques mots d'organisation

Vous vous demandez peut-être, et certains de mes clients me le demandent parfois, comment j'arrive à organiser mon activité professionnelle avec 2 enfants en bas âge...

Pour être franche, je cours tout le temps. D'un rendez-vous chez un client, à la crèche en passant par la sortie de l'école, c'est le rush permanent.

Mais j'ai opté pour ce métier pour la flexibilité qu'il offre et pour l'instant je ne suis pas déçue.

Alors concrètement, voilà comment ça se passe :

• Ma fille est inscrite à la crèche à temps plein, même si elle n'y va le mercredi que lorsque j'en ai besoin
  
• Mon fils va à l'école, et peut rester tous les soirs au goûter, ou aller au centre de loisirs le mercredi en cas de besoin
• Pendant les vacances scolaires, les grand-parents sont largement mis à contribution ! Et je ménage du temps libre durant ces périodes
• J'ai un mari super flexible et super dévoué qui me dépanne quand je galère avec un enfant malade ou que j'ai un rendez-vous tôt le matin qui m'empêche de déposer moi-même les bambins à la crèche et à l'école
• J'ai une baby-sitter qui peut dépanner (mais pas assez souvent, il faut que j'en trouve une autre ou que j'en ai plusieurs)
  

Donc en fait, je fais garder mes enfants quasiment tous les jours mais je travaille des journées courtes pour pouvoir m'occuper d'eux le soir. Dans la mesure du possible, je leur réserve mes mercredis (même si en pratique, je ne refuse pas un rendez-vous chez un client le mercredi, je les fais plutôt garder quelques heures). Evidemment, je ne me charge pas à temps plein mais j'apporte à mes clients la flexibilité d'organisation dont je profite moi-même à titre personnel.
En contrepartie, il m'arrive de travailler le soir ou le week-end pour boucler un livrable, bosser sur une propale ou faire mes factures. Mais ça ne me dérange pas tant que mon job est intéressant et qu'il me laisse la liberté de profiter un peu de ma progéniture.

Moyennant pas mal d'organisation, un contrôle fréquent de l'heure et une course permanente contre la montre, je m'en sors donc plutôt bien et je suis ravie de la liberté dont je dispose.

Attention, je ne prétends pas que tout ça se passe dans le calme et la décontraction. Je cours tout le temps, donc tout est minuté, donc je suis souvent speed, stressée etc... Louis peut témoigner que les 15 minutes qui précèdent le départ à l'école et à la crèche le matin ne sont pas des plus détendues à la maison, même si je progresse en efficacité et en zénitude matinale. Mais j'ai toujours été comme ça, à mon compte ou pas, avec ou sans enfant, je suis sous pression car je me mets sans cesse la pression.

Voyons le bon côté des choses : c'est probablement cette capacité à vivre sous pression permanente qui me permet actuellement de tout gérer et d'organiser notre vie et mon boulot sans que tout ne parte en vrille.
Je ne dirais pas encore que c'est une mécanique bien rodée mais c'est déjà une mécanique qui fonctionne, malgré quelques grincements et soubresauts intempestifs.

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