Back in the business... again

Me voilà à la veille de ma première vraie rentrée depuis que j'ai repris le boulot, après un mois de vacances bien méritées, ponctuant une année pleine de nouveautés, de boulot et de course permanente.

D'abord, un constat s'impose : les vacances, on les apprécie d'autant mieux qu'on a travaillé dur pour les obtenir !
Pendant mon congé parental, je n'ai jamais savouré mes vacances comme lorsque j'étais en activité. J'ai toujours eu du mal à me sentir vraiment en vacances alors que je ne bossais pas. Cette année au contraire, j'en ai bien profité.

Je redécouvre du même coup la petite angoisse de la veille de rentrée, celle qui rappelle étrangement les veilles de rentrée scolaire.
Excitation à l'idée de reprendre le collier, envie et en même temps dégoût de devoir dépiler tous les mails reçus mais pas traités durant un mois, impatience de retrouver ses collègues ou clients, petite crainte en pensant à la tonne de problèmes qui ont surgi pendant 4 semaines d'absence...
Je ne cache pas non plus une légère fainéantise à la perspective de devoir remettre d'aplomb le rythme si bien rodé d'avant les vacances, rythme qui a explosé en plein vol loin de la crèche, de l'école, du métro, des courses etc.

Ceci dit, je commence à avoir des fourmis dans les doigts ; même en vacances, j'ai continué à checker mes mails professionnels et j'ai donc déjà eu un petit aperçu de ce qui m'attendra demain. Et ce soir, j'ai une furieuse envie de m'y coller : à force de mettre tous les sujets en stand-by, il arrive un moment où l'on est plus mal à l'aise en les classant dans la pile des trucs à oublier, qu'en les prenant à bras le corps pour les traiter. Donc je sais que demain, je serai baignée d'une sensation de bien-être intense quand je vais me mettre au boulot et enfin m'attaquer à ma todo list et au petit stock de problèmes et de mails que j'ai empilés depuis quelques semaines.

Bref, me voilà une nouvelle fois Back in the business, et contente de l'être !

Technorati Tags:
Congé parental, Vacances

La compta, c'est mon dada

Il y a quelques temps, dans un élan d'optimisme, j'ai décidé que j'allais me lancer dans la compta. Enfin, ma compta, celle de mon entreprise individuelle.
Je me suis dit qu'en tant que professionnelle libérale, seule, avec seulement quelques clients récurrents et peu de frais, ça ne devait pas être bien compliqué et que je devais pouvoir m'en charger moi-même.

J'ai donc acheté Ciel Compta Libérale pour Mac.
Et là, première déception : la version que j'ai reçue semblait dater des années 90... Interface utilisateur toute pourrie, aucune fonctionnalité online etc. Depuis, j'ai reçu une mise à jour qui a pas mal amélioré la UI, mais ça reste totalement dépourvu de online. La version Mac est assez décevante.

J'ai alors entrepris de saisir toutes mes dépenses et mes recettes dans Ciel, puisque le régime de la déclaration contrôlée m'oblige à la tenue d'une vraie comptabilité.
Sauf que j'avais omis un détail : je ne connais rien du tout à la comptabilité !

Je rame donc un peu pour découvrir les principes de base, comment ça marche, qu'est-ce qu'on peut faire et ne pas faire.
Je pose question sur question à mon centre de gestion agréé, puisque je n'ai pas de comptable. Petit à petit, je commence à comprendre comment m'y prendre, sachant que je pars de zéro car je n'ai jamais fait de compta de ma vie.
Je découvre les déclarations de TVA, la gestion de ma caisse, les postes du plan comptable général, ce que je peux passer ou pas en charges... bref, je débute totalement mais ça vient doucement.

Bien sûr, je pourrais prendre un comptable, mais ça serait nettement moins fun ! Je trouve ça rigolo d'essayer de me dépêtrer toute seule avec ces notions pas très intuitives pour une néophyte comme moi. Disons que c'est marrant parce que c'est nouveau.
Seules 2 choses m'angoissent un peu :

• Le risque d'erreur : en cas de contrôle fiscal, ça pourrait coûter cher
• Le risque de faire toujours passer le vrai boulot (le travail facturé) d'abord : la compta, ça prend du temps et c'est à faire en plus du reste

Mais je pense que le plus dur, c'est de rattraper le retard : je ressaisis actuellement toutes les écritures depuis le début de mon activité. Lorsque je serai remise à flots, j'espère bien que ça se fera sans effort au fil de l'eau !

Technorati Tags:
Comptabilité, Entreprise individuelle, Ciel compta libérale

EI : des formalités simplifiées mais ratées

Ça fait exactement 6 mois que j'ai monté mon entreprise individuelle (EI). A l'époque, j'ai opté pour la solution de l'EI pour sa supposée simplicité : se mettre à son compte comme professionnel libéral, ça ne demande que peu de formalités administratives.

Depuis, j'ai un peu déchanté.

Sur le papier, c'est très simple :

1. J'adresse le dossier de création de l'EI à mon centre de formalités des entreprises (CFE), en l'occurrence l'URSSAF pour moi
2. Le CFE transmet mon dossier à tous les organismes concernés pour que le dossier soit également créé automatiquement chez eux : caisse de retraite, régime social des indépendants (RSI), URSSAF etc...
3. Les différents organismes me contactent pour m'informer de la prise en compte de mon dossier
4. Le cas échéant, l'URSSAF informe les différents organismes que je bénéficie de l'ACCRE (exonération de certaines cotisations la 1ère année) et les exonérations sont automatiques : de pas de démarche spécifique de ma part
   

Mais en pratique, rien ne s'est passé correctement :

• Mon dossier n'a pas été transmis par l'URSSAF au RSI : j'ai dû contacter le RSI et l'URSSAF 50 fois pour finalement être affiliée au RSI avec 4 mois de retard
• Le RSI a mal enregistré ma date de naissance (fausse d'un jour) si bien que ma carte vitale ne peut être mise à jour pour la bascule du régime général vers le RSI. Cela fait des mois que ma carte vitale (valable pour mes enfants et moi) est inactive. Du même coup, le formulaire adressé par le RSI pour ma demande de carte vitale 2 comporte également une date de naissance fausse et ne peut être utilisé...
• L'URSSAF n'a pas informé les caisses de retraite et le RSI que je bénéficiais de l'ACCRE : aucun des organismes n'a pris en compte les exonérations et je reçois des appels de cotisations totalement faux. C'est moi qui dois au final transmettre les justificatifs pour bénéficier de l'exonération à coups de fax et de courriers recommandés...
• L'URSSAF lui-même, qui m'a accordé l'ACCRE, a "oublié" de m'exonérer des cotisations d'allocations familiales au titre de l'ACCRE !!!
  

Bref, depuis 6 mois, je passe des heures à démêler ces problèmes administratifs qui non seulement prennent du temps mais surtout demandent une vigilance accrue pour détecter les erreurs commises par les différents services administratifs.

Je suis totalement affligée par le résultat de cette procédure soit-disant simplifiée, destinée à faciliter la vie des entrepreneurs individuels.
Décidément, pour entreprendre en France, il faut avoir le moral... et être prêt à passer du temps en formalités administratives... et être sacrément organisé !

Technorati Tags:
EI, Entreprise individuelle, Formalités

Podmailing : Le transfert de fichiers P2P libre et boosté par S3+EC2

Je reprends ma plume, ou plutôt mon clavier, pour vous parler de Podmailing, un logiciel de folie développé par zSlide, la société co-fondée et dirigée par Louis, mon mari.

Podmailing est un service d'envoi de fichiers de taille illimitée par email, qui repose sur une architecture ouverte (sur le point d'être publiée en open-source), robuste (repose sur Amazon Web Services) et efficace (utilise le protocole Peer-To-Peer BitTorrent). Podmailing permet donc d'envoyer et de recevoir des fichiers de n'importe quelle taille, téléchargés avec le client Podmailing ou un autre client BitTorrent, ou directement dans un navigateur web en http.

Je suis une grande fan de ce produit.
Bien sûr parce qu'il est conçu et développé par la boîte de mon mari... mais pas seulement !
Aussi et surtout parce que Podmailing est LE soft qui me permet de récupérer toutes les photos haute définition de mes enfants prises par mon photographe de père. Mon père est un fondu de photo, il fait entre autres beaucoup de photo numérique et a trouvé depuis quelques temps un sujet de prédilection : ses petits-enfants (mes enfants). Il fait d'excellentes photos, les retouche dans Photoshop, mais n'est absolument pas geek ni même power user de son Mac. Il sait utiliser quelques softs spécialisés et faire un peu de bureautique mais pas faire des trucs de nerd.
Grâce à Podmailing, très simple d'utilisation, il nous envoie facilement toutes les photos haute déf de notre dernier week-end à la campagne, et ça c'est vraiment génial ! Il sait envoyer des mails, donc il a su facilement envoyer des podmails. Avant d'avoir Podmailing, on s'échangeait les photos par iPod ou disque dur interposé quand j'allais en week-end chez eux, à la campagne.
C'est fini depuis qu'on utilise Podmailing, plus besoin d'attendre qu'on se voit !

Donc voilà, du coup, je suis tolérante envers le fait que depuis quelques semaines, je ne vois plus beaucoup mon mari qui bosse comme un fou pour le lancement officiel de Podmailing aux US demain... parce que c'est pour la bonne cause ! Et pour tous les gens comme mon père ou comme moi qui sont ravis de pouvoir partager leurs photos haute déf ou leurs videos sans se galérer avec des softs de gros geeks auxquels ils ne comprennent rien, ou du matos hardware à trimballer dans la poche, ou pire, dans un sac.

Technorati Tags:
Podmailing, zSlide, BitTorrent, Email, P2P, S3, EC2, Amazon Web Services

Mes nouveaux métiers

Ça fait maintenant quelques mois que je retravaille vraiment, il est temps de faire un petit bilan sur... mon travail.

Je dois bien avouer que ma plus grosse angoisse quand j'ai eu envie de retravailler, c'était de ne plus savoir faire mon métier.
Après 3 ans de break, j'avais peur de ne plus savoir diriger un projet, tenir un planning, apporter de la valeur à un projet.

Me voilà rassurée : je sais toujours gérer des projets et des clients. Ouf !
Mes compétences et mon expérience ne se sont pas volatilisées pendant je changeais des couches et que je préparais des biberons. Finalement, j'ai retrouvé très vite les bons vieux réflexes : la direction de projets, c'est un peu comme le vélo, ça ne s'oublie pas !

Ce qui est plus surprenant, c'est que j'ai l'impression de faire mon métier mieux qu'avant, ou avec plus d'aisance et d'assurance.
Est-ce le statut de consultante qui me donne l'impression que j'ai plus de légitimité, ou simplement le fait que j'ai changé, vieilli, muri ? Peut-être un peu des deux.
En tout cas, c'est un sentiment très agréable. Finalement, être consultante, c'est pour moi une nouvelle façon d'exercer un métier que je connaissais déjà.

Maintenant que j'ai validé les premières étapes - me remettre au boulot, devenir consultante, gérer tout ça en même temps que mon foyer - un nouveau challenge m'attend : je m'attaque à un nouveau métier.

Je vais être formatrice externe pour la CEGOS et dispenser des formations professionnelles de 2 à 4 jours sur le thème du management de projets.
C'est une nouvelle aventure qui commence, et que j'aborde avec beaucoup d'humilité. Et oui, j'ai déjà animé des formations dans mes boîtes précédentes, mais avoir officiellement le statut de formatrice, c'est très différent.
Les attentes de la part des stagiaires et de la CEGOS seront élevées ; compétences et assurance devront absolument être au rendez-vous.
J'espère que je serai à la hauteur, mais j'avoue que j'appréhende un peu.

Ça commencera au 2nd semestre, je vous raconterai !

Technorati Tags:
Consultant, Formateur, CEGOS,Métier

Let me be the bad guy

Quand on bosse seul, on est bien obligé de tout faire soi-même.
C'est l'effet homme-orchestre (ou plutôt femme-orchestre en ce qui me concerne).

Le côté sympa, c'est qu'on maîtrise toute la chaîne et qu'on peut tout faire avancer soi-même. Le côté moins valorisant, c'est qu'on doit aller soi-même à la Poste ou acheter des ramettes de papier...

Moi ça ne me dérange pas vraiment. Mon métier a toujours été de gérer plusieurs projets en parallèle, de passer d'un sujet à un autre rapidement, de mettre les mains dans le cambouis et la minute suivante de faire du reporting haut niveau.

Les difficultés principales que j'identifie dans cette situation multi-casquette sont les suivantes :

1. Difficulté à gérer les priorités : consacrer trop de temps à des sujets secondaires alors que le commercial est en souffrance par exemple et que ce qu'il faudrait, c'est vendre
   
2. Risque de distraction : ne pas arriver à consacrer suffisamment de temps à chaque tâche et switcher en permanence, au risque de ne rien faire correctement et jusqu'au bout
3. Risque d'amalgame entre différentes casquettes : ne pas arriver à dissocier les moments où l'on joue le rôle du gentil de ceux où l'on joue le rôle du méchant

Les deux premiers points sont gérables : ils demandent de l'organisation mais moyennant rigueur et discipline personnelles, on s'en sort.

Le dernier point est plus délicat car il met en jeu les relations avec le client.
Souvent, dans une boîte, ce ne sont pas les mêmes personnes qui assument le rôle du gentil et celui du méchant vis à vis du client, et c'est préférable.
Dans le terme gentil, je regroupe toutes les situations où l'on se pose comme le sauveur, celui (ou celle) qui est là pour aider le client, régler ses problèmes. Bref, le quotidien du chef de projets dont les projets se passent bien. Par méchant, j'entends le rôle que l'on tient quand ça se passe moins bien : refuser de baisser un prix, réclamer le paiement d'une facture, annoncer un retard sur un projet..

Dans l'un de mes jobs passés, quand ça chauffait sur l'un des projets que je dirigeais, mon PDG disait souvent : Let me be the bad guy. Et c'était lui qui montait au créneau pour faire avaler un truc un peu difficile au client ou annoncer une mauvaise nouvelle. Ainsi, je pouvais garder l'image de la gentille directrice de projets et c'était lui qui catalysait les énergies négatives. Cette expression m'a marquée.

Mais dans les petites boîtes, et a fortiori quand on n'a pas d'associé, on peut se retrouver le même jour à négocier dur un contrat ou un avenant, faire une super réunion de travail et essayer de se faire payer... tout ça pour le même client. Bref, jouer à la fois le good guy et le bad guy.

Et ça, mine de rien, ça demande de l'aplomb et beaucoup de détachement... J'en ai fait l'expérience récemment.

Technorati Tags:
Entrepreneur, Commercial, Société unipersonnelle,Organisation

Je négocie mal mais je me soigne

Ohlala, t'es dure en négo !

Voilà ce qu'un prospect (depuis devenu un client, j'en suis ravie) m'a dit récemment lors d'une négociation acharnée.

J'en parle ici parce que c'est très nouveau et très encourageant pour moi, qui jusqu'à maintenant était l'exemple typique de la négociatrice faible qui lâche tout sans rien obtenir en échange.
Bref, le modèle un peu "lavette" qui, de peur d'entrer en conflit ou de risquer la rupture, dit oui à tout et n'obtient rien. Comme si le plus important était que le deal se fasse, quelles que soient les conditions.

Il faut dire que par le passé, je n'ai jamais vraiment géré seule de négociation commerciale, sans l'aide d'un commercial ou d'un partner chevronné. Je ne participais la plupart du temps que pour les aspects technique et organisationnel et me retirais de la phase avant-vente quand on abordait le contrat et les questions de prix ou les conditions de vente.

Je fais donc mes armes en matière de négociation commerciale, et c'est un domaine dans lequel je suis loin d'être douée. Ceci dit, c'est l'une des facettes du métier de consultant indépendant : je n'y couperai pas, il faut donc que j'apprenne.

Mon problème principal est que j'y mets probablement beaucoup trop d'implication personnelle, en me posant des questions idiotes et totalement hors sujet du genre : Mais qu'est-ce qu'il va penser de moi si je lui demande ça ? ou pire Il va me détester si je réclame ça et il va penser que je suis comme ci... ou comme ça... Je me sens jugée, évaluée, et du coup, je perds de vue mes objectifs dans la négo pour me laisser distraire par l'image que je renvoie et les sentiments que cela suscite chez moi.

Depuis quand une négo commerciale se place-t-elle sur les plans de la haine, de l'amour, ou de l'image de soi ?
J'essaye peu à peu de dépasser tout ça et d'appréhender cet exercice nouveau pour ce qu'il est : une simple négo commerciale au cours de laquelle chacun défend ses intérêts tout en essayant de trouver une solution qui convienne à tout le monde... et pas un concours de celui qui est le plus gentil, le plus beau, et le plus apprécié.

Grâce aux conseils prodigués par mon coach (vous avez compris de qui je veux parler), j'ai un peu moins peur de négocier. Car il faut bien avouer que je progresse.
J'ai appris et mis en pratique récemment quelques règles fondamentales qui m'ont bien aidée :

• Toujours obtenir quelque chose en échange de ce que je lâche (surtout si ça ne coûte pas grand-chose au client en face)
  
• Fixer les minimums (en-dessous desquels je préfère que le deal ne se fasse pas) et m'y tenir fermement, quitte à rompre la négo s'il le faut
• Ne pas hésiter à laisser des blancs dans la conversation (surtout au téléphone) plutôt que de chercher à meubler parce je finis toujours par dire des bêtises
• Ne pas donner de réponse immédiate si je ne suis pas sûre : y réfléchir à tête reposée et répondre lors du round suivant

Bon je suis loin de me sentir à l'aise et d'aimer ça (et ça m'arrivera probablement jamais) mais je pense qu'à l'usure, je finirai pas limiter les dégâts...

Technorati Tags:
Négociation, Commercial, Consultant